A4 Ordner
Die Ablage quillt über und auf dem Schreibtisch herrscht Papiersalat. Wer kennt das nicht? Seit mehr als 130 Jahren beweist der Aktenordner im A4 Format, dass Ordnung mit System eigentlich ganz einfach ist.
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Aktenordner A4: Ideales Ordnungssystem für jeden Anspruch
Von Unternehmer Friedrich Soennecken 1886 in Bonn erfunden und durch den Stuttgarter Erfinder Louis Leitz weiterentwickelt, präsentiert sich der "Leitz-Ordner" im A4-Format auch heute noch von seiner robusten und dennoch sehr handlichen Seite. Dank seiner mechanisch zu öffnenden Abheftbügel lassen sich im Aktenordner sowohl umfangreiche Schriftstücke und gebundene Handouts auch lose Blätter an jedem beliebigen Platz der Sammlung ganz bequem hinzufügen oder herausnehmen. Ganz schön praktisch! Kein Wunder ist der Ordner A4 weder in Büro und Verwaltung noch auf Kopierpapier.de mehr wegzudenken.
Als "Leitz-Ordner" in Deutschland, als "Bundesordner" in der Schweiz und als "Bene-Ordner" in Österreich heute bekannt, feierte der A4 Ordner schon ab der Jahrhundertwende seinen Siegeszug durch Europa. Mit einer Höhe von 320 mm und einer Breite von 280 mm heftet der Ordner Druck- und Kopierpapiere in DIN A4 sicher gegen Knicke, Eckverformungen und Stöße ab. Dabei fasst ein A4 Ordner mit 8 cm Rückenbreite bis zu 500 Blatt und mit einer Rückenbreite von 4 cm maximal 250 Blatt zuverlässig. Aufgrund der beiden aufspannbaren Abheftbügel arbeitet der Aktenordner für Kopierpapier A4 zudem nicht nur mit minimalstem Lochungsverlust, sondern bietet auch eine große Flexibilität in der Ablagesystematik:
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Chronologisches Ordnungssystem A4 Aktenordner
Gerade in Unternehmen muss die Buchführung so organisiert sein, dass jederzeit auch Dritte, wie Lohnbüro, Steuerberater oder Buchführungsbüros, auf jeden Vorgang schnell und einfach Zugriff haben. Mit einer chronologischen Ordnung ist genau dies möglich. Denn hier werden Dokumente nach deren Eingangsdatum oder nach deren zeitlicher Reihenfolge in Tagen, Wochen, Monaten oder Jahren abgelegt. So kann sich jeder Beteiligte nicht nur sofort einen Überblick über die Laufzeit der im A4 Ordner enthaltenen Druck- und Kopierpapiere verschaffen, sondern sich dank der datumsgenauen Ablage auch schnell innerhalb des Systems orientieren. Besonders zu empfehlen ist das chronologische Ordnungssystem bei Bilanzen und Steuerbescheiden (Jahre), Gehaltsabrechnungen (Monate), Lieferzeiten (Wochen) und Akten nach Geburtstagen (Tage), wie zum Beispiel bei Patienten. Während in der kaufmännischen Buchhaltung das zuletzt erhaltene Dokument ganz oben abgelegt wird, liegt das zuletzt erhaltene Schriftstück in der Behördensystematik hingegen ganz unten.
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Numerisches Ordnungssystem A4 Ordner
Wo Vorgänge durchnumeriert werden, da ist es sinnvoll, auch das Ablagesystem numerisch zu organisieren. Das heißt, Dokumente werden nach Kunden-, Lieferanten oder Kontonummern aufsteigend abgelegt. Dank der Zählung kann jedes einzelne Schriftstück bequem gefunden werden. Für eine bessere Orientierung im nummerischen Ordnungssystem sorgt zudem ein Index. Dieser kann sowohl in Dekaden (10 Jahren), Halbdekaden (5 Jahre) als auch nach der Vorziffer der Nummernfolge systematisiert sein. Bei größerem Aktenvolumen ist zudem die Etablierung von Ziffernreihen für bestimmte Ablagegruppen sinnvoll, wie zum Beispiel: 1 = Einzelhändler, 2 = Großhändler, 3 = Lieferant, 4 = IT, usw.
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Thematisches Ordnungssystem A4 Ordner
In kleinen Unternehmen oder Büros wird oftmals die Führung von A4 Ordnern nach Themen bevorzugt, da der regelmäßige Schriftverkehr nicht so umfangreich ist. Dabei geben Stichworte Auskunft über den Inhalt des jeweiligen Ordners, wie zum Beispiel Marken, Lieferadressen, Rechnungen oder Kundenkartei. Innerhalb der einzelnen Themenordner kann dann flexibel nach Nummern oder Chronologie abgelegt werden.
